Odpowiedzią na te wyzwania było wdrożenie IC Project, który całkowicie zmienił pracę biura projektowego. Dzięki kompleksowemu programowi, realizacja projektów skróciła się nawet o 40%, liczba opóźnień zmniejszyła się o ok. 40%, a każdy z pracowników odzyskał przynajmniej jedną godzinę pracy dziennie.
Kiedy arkusze i komunikatory przestają wystarczać
Wraz z dynamicznym rozwojem biura projektowego, utrzymanie kontroli nad dokumentacją, obiegiem informacji i obciążeniem zespołu stawało się coraz trudniejsze. Brak jednego systemu, w którym byłyby gromadzone wszystkie informacje na temat projektów utrudniał codzienną pracę i komunikację pomiędzy dużą liczbą osób zaangażowanych po stronie inwestora oraz podwykonawców. To z kolei prowadziło do pojawiania się nieścisłości wywołujących chaos i zmuszających do weryfikowania ustaleń, co generowało jeszcze więcej pracy.
NOVI Architekci szukali rozwiązania, które pozwoli połączyć zarządzanie zadaniami, komunikację, harmonogramy oraz kontrolę finansów w jednym środowisku pracy i tym samym usprawnić równoległą realizację wielu projektów. Testowane wcześniej narzędzia były zbyt skomplikowane lub niedostosowane do specyfiki pracy w biurze projektowym. Strzałem w dziesiątkę okazał się IC Project – kompleksowy program do zarządzania projektami z wygodnym interfejsem i ze wsparciem zespołu, który szybko reagował na potrzeby biura.
Centrum komunikacji i zarządzania projektami
IC Project stał się centralnym narzędziem do planowania i realizacji projektów. Program zaczął służyć do delegowania i kontrolowania zadań, kontroli budżetów, prowadzenia komunikacji zespołowej oraz z podwykonawcami, przechowywania i wymiany dokumentów, a także budżetowania i kontroli finansowej projektów. Wdrożenie modułu finansowego pozwoliło monitorować etapami koszty projektu i wcześniej reagować na zmiany wytycznych, przepisów czy decyzji inwestorskich.
Kompleksowy program wspiera biuro projektowe NOVI Architekci w zarządzaniu wieloma projektami jednocześnie. Jego wdrożenie uporządkowało codzienną pracę i komunikację rozproszonego zespołu (ok. 90% osób pracuje zdalnie) oraz szerokiej sieci podwykonawców. Nowe narzędzie przyspieszyło realizację projektów o 30-40%, zmniejszyło liczbę opóźnień projektowych o ok. 40%, podniosło jakość obsługi klientów i pozwoliło każdemu pracownikowi odzyskać jedną do dwóch godzin pracy dziennie.
– W przypadku NOVI Architekci kluczowe okazały się funkcje związane z kompleksowym zarządzaniem projektami, kontrolowaniem terminów i finansów oraz komunikacją zespołową. Szczególnie istotne były harmonogramy projektowe, delegowanie zadań, możliwość monitorowania postępów w czasie rzeczywistym oraz centralizacja dokumentów i komunikacji w jednym systemie. Dzięki temu cały zespół miał dostęp do aktualnych informacji, mógł szybciej reagować na zmiany i sprawniej współpracować niezależnie od miejsca pracy. Duże znaczenie miała również intuicyjność systemu oraz możliwość dopasowania procesów do specyfiki pracy biura architektonicznego – podsumowuje Norbert Sinkiewicz z IC Project.