To właśnie tam odbywają się istotne dla firmy spotkania biznesowe, posiedzenia zarządu, zebrania kadry czy szkolenia. Jak przygotować biuro do konferencji, aby zarówno dobrze się prezentowało, jak również zachwycało gości i pracowników funkcjonalnością?

Wyposażenie biura pod kątem konferencji
Jeżeli wiesz, że w Twoim biurze będą organizowane konferencje – nawet z niedużą częstotliwością – już na etapie aranżacji przestrzeni zadbaj o odpowiednią liczbę specjalnych stołów oraz krzeseł konferencyjnych. To jedne z najważniejszych elementów wyposażenia każdego biura – właśnie przy tych stołach podpisywane są ważne dla firmy dokumenty oraz umowy, decydujące o jej przyszłości. Warto skorzystać z usług firmy zewnętrznej, takiej jak Contino z Poznania, która zadba o odpowiedni dobór mebli konferencyjnych i rozmieści je
w najbardziej funkcjonalny sposób.

Konferencja w biurze – zadbaj o odpowiednie oznakowanie dla gości
Goście, którzy mają pojawić się na konferencji w Twoim biurze, mogą być tam po raz pierwszy. Z tego powodu warto umieścić w najważniejszych punktach firmy odpowiednie oznaczenia, które ułatwią przybyłym poruszanie się po budynku i odnalezienie konkretnych pomieszczeń. Dodatkowo, zastosuj oznakowania również na recepcji, jeżeli to właśnie tam goście mają udać się po wejściu do biura.

Konferencja – miej niezbędne przedmioty w zasięgu ręki
Przed rozpoczęciem konferencji, zwróć uwagę na to, czy wszystkie potrzebne przedmioty i sprzęt znajdują się blisko stanowiska. Dzięki temu unikniesz zamieszania oraz nagłych przerw w trakcie spotkania – wystarczy, że sięgniesz po wskaźnik bądź pilot do rzutnika, a slajd zostanie zmieniony po zaledwie kilku sekundach. Pamiętaj również o sprawdzeniu stanu technicznego używanych sprzętów, zanim goście pojawią się na konferencji.

Przekąski i woda dla przybyłych na konferencję
Przygotowując biuro do konferencji, nie zapomnij postawić przy każdym stanowisku butelki z wodą oraz szklanki. W trakcie długich spotkań biznesowych, goście mogą odczuwać pragnienie. W dobrym tonie jest również ustawienie z tyłu sali specjalnego stolika, z przekąskami oraz ciepłymi napojami dla przybyłych. Możesz serwować je także poza salą konferencyjną, w celu uniknięcia zamieszania podczas spotkania.

Odpowiednie przygotowanie biura do konferencji wpływa na pierwsze wrażenie potencjalnych klientów biznesowych. Zadbaj o wyposażenie biura i pozostałe, wymienione wyżej elementy, a goście z pewnością wyjdą ze spotkania zadowoleni. Możesz również poprosić o pomoc specjalistów z firmy Contino, którzy pomogą Ci zaaranżować tę przestrzeń.

Przeczytaj także: Krzesła konferencyjne z pulpitem – sposób na usprawnienie szkoleń i spotkań.