Otwarte niedawno biuro Stanley Black&Decker jest przykładem tego, że wszystko może pójść gładko. Warunkiem spokojnej realizacji jest ograniczenie ryzyk w kilku obszarach: budżet, czas i jakość. Umożliwia to prosty zabieg – realizacja projektu na otwartych księgach, tzw. podejście Open Book.
Firma Stanley Black&Decker (SBD) przeprowadziła właśnie swój warszawski zespół z kompleksu biznesowego Park Postępu na Mokotowie do nowego budynku Proximo niedaleko Ronda Daszyńskiego. „Na rok przed wyborem siedziby zapytaliśmy w ankietach, co jest dla naszego zespołu kluczowe. Na pierwszym miejscu była lokalizacja w pobliżu metra. Dziś 80% naszych pracowników dojeżdża do pracy publiczną komunikacją. Od metra dzieli nas dosłownie kilka kroków, a dzięki lokalizacji w centrum, większość osób dojeżdża tu w 10-15 minut.” – mówi Jacek Białas, EMEA Business Service Director Stanley Black&Decker. SBD jest producentem narzędzi przemysłowych i ręcznych, które wypełniały warsztaty naszych dziadków, ojców a teraz i nasze. Mocna identyfikacja z produktami stała się wątkiem przewodnim architektury nowego wnętrza.
Wykonawcą i projektantem przestrzeni była firma Tétris. Całe wnętrze wykończone zostało
w trzy miesiące. Na trzech piętrach, o łącznej powierzchni 4300 mkw Tétris stworzył biuro, które czaruje niebanalnym, kolorowym designem i nowoczesnymi rozwiązaniami technicznymi. Tworzy atmosferę pełną energii, przyciąga do firmy ludzi kreatywnych i ciekawych świata. Jest tu dwanaście sal konferencyjnych, cztery kuchnie i jedna bardzo duża stołówka, pełniąca rolę przestrzeni integracyjnej.
Otwieramy księgi, czyli Open Book czas zacząć
Nowe biuro jest przykładem pionierskiego zastosowania na polskim rynku formuły Open Book w dużym projekcie fit-out, realizowanym w ramach gwarantowanej ceny maksymalnej - GMP (Gross Maximum Price).
Open Book oznacza pracę na otwartych księgach od momentu rozpoczęcia projektu. Dzięki temu klient doskonale orientuje się w cenach wszystkich produktów i usług, uzgadnia z wykonawcą konkretną marżę, która doliczana jest do każdej faktury kosztowej. Często ustalane są także poziomy wynagrodzenia poszczególnych pracowników zaangażowanych w prace. A wszystko po to, aby już na początku wykluczyć ewentualne szare pola
i niedopowiedzenia w kontekście budżetu, a także efektywnie rozdzielić zakresy odpowiedzialności.
Praca na otwartych księgach daje tym lepsze efekty, im mniej jest podmiotów realizujących dany projekt. Mówiąc inaczej – jeśli partner jest jeden, przejmuje całą odpowiedzialność i już od samego początku gwarantuje budżet. Jeśli partnerów jest wielu, na każdej linii styku mogą się pojawić niedopowiedzenia, czyli ryzyka dla klienta.
W realizacji SBD w trakcie całego projektu, oprócz wykonawcy generalnego, pojawiło się tylko czterech podwykonawców: instalacji elektrycznej, sanitarnej, przeciwpożarowej oraz prac stolarskich. „Jesteśmy świadomi, że Tétris nie wykonywał wszystkiego samodzielnie. Natomiast z naszej perspektywy nie interesowaliśmy się, kto co robi. Partnerem dla nas był generalny wykonawca. To on brał odpowiedzialność za wszystkie prace.” - mówi Jacek Białas, EMEA Business Service Director Stanley Black&Decker.
Value Engineering oznacza zwrot pieniędzy dla klienta
Ważnym etapem projektów Open Book jest proces Value Engineering. Ma miejsce, kiedy klient i wykonawca generalny wybiorą konkretne rozwiązania (produkty i usługi). Wykonawca negocjuje z dostawcami ceny robocizny, a także analizuje, czy – przy zachowaniu założonej jakości – można zastosować tańsze rozwiązania. Oszczędności w ten sposób wygenerowane, trafiają z powrotem na konto klienta. „Na każdym etapie wiedzieliśmy doskonale, ile kosztuje każda z proponowanych opcji i jak będzie wpływała na koszt całego projektu. Chciałbym nadmienić, że naszą realizację zakończyliśmy poniżej szacowanego kosztu projektu.” – dodaje Jacek Białas, EMEA Business Service Director Stanley Black&Decker.
To, że nie jest to odosobniony przypadek potwierdza Paweł Brodzik, dyrektor zarządzający Tétris: „Zdarzyło się, że klient oddał nam 50% kwoty zaoszczędzonej w procesie Value Engineering w ramach dodatkowej prowizji za osiągnięty wynik.”
Liczby nie mają duszy?
Patrzenie na projekt z punktu widzenia budżetu i jego harmonogramu może wydawać się ograniczone. Przecież fit-out to nie tylko cyfry, ale też ludzie, jakość ich pracy, elastyczność, wyobraźnia… Racja. Tyle, że wszystkie te aspekty wcześniej czy później znajdują odzwierciedlenie w budżecie. „Kiedy od początku drobiazgowo ustalamy z klientem koszty, nie ma szansy na przegapienie żadnego szczegółu. W efekcie praca dla wszystkich jest dużo łatwiejsza. Nie ma niedopowiedzeń, zawiedzionych oczekiwań, opóźnień. Rozplanowanie wydatków wymaga perfekcyjnego porządku w harmonogramie projektu, a to przekłada się na spokój klienta.” – zauważa Bogumiła Kompowska, Business Development Manager Tétris, nadzorująca proces ze strony wykonawcy.
Podejście Open Book - między innymi dzięki procesowi Value Engineering - pozwala na wygenerowanie łącznie ok. 10-15% oszczędności w stosunku do ceny gwarantowanej. Kontrastuje to z tradycyjnym modelem wykańczania wnętrz, w który angażuje się zwykle kilku niezależnych dostawców usług. Tam rozbieżności między ceną szacowaną a finalną ceną całego projektu wynoszą często 15-20%. Przy kwotach rzędu 10 mln zł daje to wartości sięgającą nawet 1,5-2 mln zł. Warto więc patrzeć na realizację nie tylko z perspektywy suchego zestawienia ilości i cen, ale też gwarancji i niezmienności proponowanych warunków.
