Koniec stresu przy aranżacji wnętrz. Open Book, czyli zarządzanie projektem na otwartych księgach

wnętrze biura wnętrze biura fot. Tetris

Firma rośnie i czas przebudować siedzibę. Szukać nowej lokalizacji? A może wystarczy remont generalny? Ile to będzie kosztować, któremu doradcy zaufać? Jak wybrać podwykonawcę? Wszystkie pytania generują jedno uczucie: stres.

 

Otwarte niedawno biuro Stanley Black&Decker jest przykładem tego, że wszystko może pójść gładko. Warunkiem spokojnej realizacji jest ograniczenie ryzyk w kilku obszarach: budżet, czas i jakość. Umożliwia to prosty zabieg – realizacja projektu na otwartych księgach, tzw. podejście Open Book.

Firma Stanley Black&Decker (SBD) przeprowadziła właśnie swój warszawski zespół z kompleksu biznesowego Park Postępu na Mokotowie do nowego budynku Proximo niedaleko Ronda Daszyńskiego. „Na rok przed wyborem siedziby zapytaliśmy w ankietach, co jest dla naszego zespołu kluczowe. Na pierwszym miejscu była lokalizacja w pobliżu metra. Dziś 80% naszych pracowników dojeżdża do pracy publiczną komunikacją. Od metra dzieli nas dosłownie kilka kroków, a dzięki lokalizacji w centrum, większość osób dojeżdża tu w 10-15 minut.” – mówi Jacek Białas, EMEA Business Service Director Stanley Black&Decker. SBD jest producentem narzędzi przemysłowych i ręcznych, które wypełniały warsztaty naszych dziadków, ojców a teraz i nasze. Mocna identyfikacja z produktami stała się wątkiem przewodnim architektury nowego wnętrza.

Wykonawcą i projektantem przestrzeni była firma Tétris. Całe wnętrze wykończone zostało
w trzy miesiące. Na trzech piętrach, o łącznej powierzchni 4300 mkw Tétris stworzył biuro, które czaruje niebanalnym, kolorowym designem i nowoczesnymi rozwiązaniami technicznymi. Tworzy atmosferę pełną energii, przyciąga do firmy ludzi kreatywnych i ciekawych świata. Jest tu dwanaście sal konferencyjnych, cztery kuchnie i jedna bardzo duża stołówka, pełniąca rolę przestrzeni integracyjnej.

Otwieramy księgi, czyli Open Book czas zacząć

Nowe biuro jest przykładem pionierskiego zastosowania na polskim rynku formuły Open Book w dużym projekcie fit-out, realizowanym w ramach gwarantowanej ceny maksymalnej - GMP (Gross Maximum Price).

Open Book oznacza pracę na otwartych księgach od momentu rozpoczęcia projektu. Dzięki temu klient doskonale orientuje się w cenach wszystkich produktów i usług, uzgadnia z wykonawcą konkretną marżę, która doliczana jest do każdej faktury kosztowej. Często ustalane są także poziomy wynagrodzenia poszczególnych pracowników zaangażowanych w prace. A wszystko po to, aby już na początku wykluczyć ewentualne szare pola
i niedopowiedzenia w kontekście budżetu, a także efektywnie rozdzielić zakresy odpowiedzialności.

Praca na otwartych księgach daje tym lepsze efekty, im mniej jest podmiotów realizujących dany projekt. Mówiąc inaczej – jeśli partner jest jeden, przejmuje całą odpowiedzialność i już od samego początku gwarantuje budżet. Jeśli partnerów jest wielu, na każdej linii styku mogą się pojawić niedopowiedzenia, czyli ryzyka dla klienta.  

W realizacji SBD w trakcie całego projektu, oprócz wykonawcy generalnego, pojawiło się tylko czterech podwykonawców: instalacji elektrycznej, sanitarnej, przeciwpożarowej oraz prac stolarskich. „Jesteśmy świadomi, że Tétris nie wykonywał wszystkiego samodzielnie. Natomiast z naszej perspektywy nie interesowaliśmy się, kto co robi. Partnerem dla nas był generalny wykonawca. To on brał odpowiedzialność za wszystkie prace.” - mówi Jacek Białas, EMEA Business Service Director Stanley Black&Decker.

Value Engineering oznacza zwrot pieniędzy dla klienta

Ważnym etapem projektów Open Book jest proces Value Engineering. Ma miejsce, kiedy klient i wykonawca generalny wybiorą konkretne rozwiązania (produkty i usługi). Wykonawca negocjuje z dostawcami ceny robocizny, a także analizuje, czy – przy zachowaniu założonej jakości – można zastosować tańsze rozwiązania. Oszczędności w ten sposób wygenerowane, trafiają z powrotem na konto klienta. „Na każdym etapie wiedzieliśmy doskonale, ile kosztuje każda z proponowanych opcji i jak będzie wpływała na koszt całego projektu. Chciałbym nadmienić, że naszą realizację zakończyliśmy poniżej szacowanego kosztu projektu.” – dodaje Jacek Białas, EMEA Business Service Director Stanley Black&Decker.

To, że nie jest to odosobniony przypadek potwierdza Paweł Brodzik, dyrektor zarządzający Tétris: „Zdarzyło się, że klient oddał nam 50% kwoty zaoszczędzonej w procesie Value Engineering w ramach dodatkowej prowizji za osiągnięty wynik.”

Liczby nie mają duszy?

Patrzenie na projekt z punktu widzenia budżetu i jego harmonogramu może wydawać się ograniczone. Przecież fit-out to nie tylko cyfry, ale też ludzie, jakość ich pracy, elastyczność, wyobraźnia… Racja. Tyle, że wszystkie te aspekty wcześniej czy później znajdują odzwierciedlenie w budżecie. „Kiedy od początku drobiazgowo ustalamy z klientem koszty, nie ma szansy na przegapienie żadnego szczegółu. W efekcie praca dla wszystkich jest dużo łatwiejsza. Nie ma niedopowiedzeń, zawiedzionych oczekiwań, opóźnień. Rozplanowanie wydatków wymaga perfekcyjnego porządku w harmonogramie projektu, a to przekłada się na spokój klienta.” – zauważa Bogumiła Kompowska, Business Development Manager Tétris, nadzorująca proces ze strony wykonawcy.

Podejście Open Book - między innymi dzięki procesowi Value Engineering - pozwala na wygenerowanie łącznie ok. 10-15% oszczędności w stosunku do ceny gwarantowanej. Kontrastuje to z tradycyjnym modelem wykańczania wnętrz, w który angażuje się zwykle kilku niezależnych dostawców usług. Tam rozbieżności między ceną szacowaną a finalną ceną całego projektu wynoszą często 15-20%.  Przy kwotach rzędu 10 mln zł daje to wartości sięgającą nawet 1,5-2 mln zł. Warto więc patrzeć na realizację nie tylko z perspektywy suchego zestawienia ilości i cen, ale też gwarancji i niezmienności proponowanych warunków.

Masz pytanie/komentarz?


Twoje pytanie zostało wysłane.

Twój komentarz został wysłany.

Inspiracje


Strefa wellness & spa

Strefa wellness & spa

Strefa wellness & spa
Basen hotelowy

Basen hotelowy

Basen hotelowy
wnętrze w Szkole Muzycznej im. Henryka Wieniawskiego

wnętrze w Szkole Muzycznej im. Henryka Wieniawskiego

wnętrze w Szkole Muzycznej im. Henryka Wieniawskiego

O CZYM PISZEMY

Zapamiętaj ustawienia
Ustawienia plików cookies
Do działania oraz analizy naszej strony używamy plików cookies i podobnych technologii. Pomagają nam także zrozumieć w jaki sposób korzystasz z treści i funkcji witryny. Dzięki temu możemy nadal ulepszać i personalizować korzystanie z naszego serwisu. Zapewniamy, że Twoje dane są u nas bezpieczne. Nie przekazujemy ich firmom trzecim. Potwierdzając tę wiadomość akceptujesz naszą Politykę plików cookies.
Zaznacz wszystkie zgody
Odrzuć wszystko
Przeczytaj więcej
Analityczne pliki cookies
Te pliki cookie mają na celu w szczególności uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat statystyk dotyczących ruchu na stronie i źródła odwiedzin. Zazwyczaj zbieranie tych danych odbywa się anonimowo.
Google Analytics
Akceptuję
Odrzucam
Essential
Te pliki cookie są potrzebne do prawidłowego działania witryny. Nie możesz ich wyłączyć.
Niezbędne pliki cookies
Te pliki cookie są konieczne do prawidłowego działania serwisu dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu, korzystanie z tych plików nie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie co może jednak zakłócić prawidłowe działanie serwisu.
Akceptuję