Czym są? Jak sprawdzają się w praktyce i jak można dzięki nim dobrze zarządzić nie tylko powietrznią biurową, ale także całym zespołem? Specjaliści z branży wyjaśniają.

Co sprawia, że praca w jednej z firm jest bardziej pożądane od innej z tej samej branży? Jak zachęcić młodych, najzdolniejszych wchodzących na rynek pracy, by chcieli zatrudnić się właśnie u nas? Przed takim pytaniem stają obecnie głównie firmy z branży IT czy bankowości. Zarządzający nimi zastanawiają się, jak zaprojektować biuro na tyle doskonałe i odpowiadające na realne potrzeby by stało się narzędziem dla działów HR, które ułatwiłoby im pozyskiwanie nowych pracowników. Przecież żyjemy w dobie pracy zdalnej, hybrydowej więc po co komu biuro? Nasuwa się pytanie. Dlatego, że sama atrakcyjność biura sprawia, że wizerunek pracodawcy na rynku pracy podwyższa się i w oczach przyszłych pracowników staje się miejscem pożądanym. Z badań Concordia Design wyraźnie wynika, że młody pracownik jest w stanie pracować za mniejsze pieniądze, tylko po to, by mieć wokół siebie atrakcyjniejsze warunki pracy, lepsze biuro. Najwięksi w branży prześcigają się, by biura, które oferują swoim pracownikom były jak najbardziej atrakcyjne, spełniały ich oczekiwania, ale także odpowiadały na ich potrzeby. Wystarczy spojrzeć na branżę IT czy finansową. Oferują one bardzo dobrze wyposażone przestrzenie do pracy. Tu działy HR dbają nie tylko o ergonomię w biurze, ale także wellbeing pracownika.

- Obecnie toczy się szeroko zakrojona dyskusja dotycząca tego, czy pracowników zachęcać do powrotu do biur, czy postawić na home office. Choć pozostaje to kwestią decyzji zarządów firm, my widzimy, że biuro jako miejsce, będzie czymś, co spaja, integruje, przyciąga ludzi zorientowanych na relacje. Młode pokolenie potrzebuje przestrzeni, w której będzie nawiązywać nowe znajomości. Biuro więc poza podstawową funkcją — miejsca pracy ma też ogromne znaczenie w integrowaniu pracowników. Z drugiej strony zmienia się sposób wykonywania pracy. Odchodzi się od klasycznego modelu pracy, czyli siedzenia przez 8 godzin przy biurku, na rzecz zadaniowości. W biurze pracownicy mają spotkać się po to, by omówić problem, znaleźć kreatywne rozwiązanie, zintegrować się. Do biura przychodzi się po mentoring, po szkolenia produktowe, po integrację. Siłą rzeczy te przestrzenie muszą wyglądać inaczej. – wyjaśnia Katarzyna Salamonik – Zakrzewska z HOOF.

Za przykład niech posłuży biuro firmy Pyszne.pl, gdzie pracownicy nawet w pandemii, chcieli pracować z biura. Fenomen? Niekoniecznie. Raczej dobrze zaprojektowana przestrzeń, gdzie działowi HR zależało na wzajemnej komunikacji i integracji pracowników. Architekt, projektując przestrzeń, dostał, więc wyraźne wytyczne, by wszystko znalazło się w jednym budynku, by dział HR mógł łatwiej integrować ze sobą pracowników. Udało się stworzyć na ponad 3,5 tys. metrów kwadratowych unikalną przestrzeń do pracy zorientowaną na pracowników i ich potrzeby.

Nie zawsze scenariusz jest tak różowy. Zdarza się, że pracownicy nie chcą przychodzić do biura, ale zarządowi firmy na tym zależy. Tu następuje swoisty konflikt pomiędzy przywództwem opartym na kontroli pracy a ludźmi z młodego pokolenia wchodzącego na rynek pracy. Nie godzą się oni na takie model, bo dobrze znają swoje potrzeby, potrafią je nazwać, są świadomi swoich umiejętności. Jedna z najlepszych firma z branży automotive, mierzyła się z problemem odpływu pracowników w kierunku pracy zdalnej i niechęcią powrotu do biura po okresie pandemii. Udało się rozwiązać problem poprzez umiejętne przearanżowanie samej przestrzeni biurowej i wydzielenie konkretnych stref: chillout, on- bordingu, sal szkoleniowych, sal konferencyjnych, w których każdy nowo zatrudniony pracownik przechodził specjalistyczne dwutygodniowe szkolenie produktowe. Pozostałą część przestrzeni biurowej stanowił open space, salki na szybkie spotkania, szybką interakcję zespołów, na około 20 pracowników. Tak dopracowany model łącznie z doborem rozwiązań meblowych, spowodował optymalizację przestrzeni biurowej. Ale także wywarł zmianę nastawienia samych pracowników do miejsca pracy.

Te dynamicznie zmieniające się czynnik zewnętrzne otwierają przed architektami wiele nowych możliwości projektowych. Przede wszystkim w kreowaniu rozwiązań spełniających oczekiwania użytkowników przestrzeni. Jak je poznać, nazwać i wprowadzić w życie? Tu z pomocą przychodzą usługa typu Workplace. Pomaga ona nie tylko rozpoznać problem, ocenić jego skalę, ale także zastosować w praktyce gotowe rozwiązania. Zamierzony efekt można łatwiej i szybciej osiągnąć zapraszając do dyskusji pracowników. Dzięki udziałowi w takich spotkaniach mają oni poczucie, że ich zdanie się liczy i mogą mieć realny wpływ na to, w jakich warunkach będą spędzać czas. Zaskakujące, jak pracownicy chętnie się otwierają podczas takich spotkań, opowiadając o sposobie spędzania czasu wolnego, o sposobach na nawiązywanie kontaktów, budowanie relacje. - Wychodzimy też z tą inicjatywą do architektów, których chcemy uczyć, którym chcemy opowiadać, że warto pracować na grupie badawczej, by ostatecznie, dostać gotowe rozwiązania spełniające konkretne potrzeby. A nie próbować zgadywać kierując się najmodniejszymi trendami. Ma to bardzo pozytywny skutek, nie tylko wpływa na samopoczucie samych pracowników, ale także wzrasta pozytywny wizerunek pracodawcy, który staje się bardziej pożądanym na rynku pracy. – wyjaśnia Salamonik - Zakrzewska. Na dzisiejszym rynku pracy pracodawca musi być wiarygodny. By, być wiarygodnym trzeba pytać o zdanie pracowników i brać je pod uwagę

Nawet jeśli system pracy się zmienia, na rynek wchodzi nowe pokolenie, to nie zmieni się jedno – pracownicy. Którzy będą przychodzić do biura, jeśli będą mieli możliwość je współtworzyć, a oferowana przestrzeń będzie zaprojektowana zgodnie z ich oczekiwaniami i potrzebami. Chętniej i kreatywniej będą w nim spędzać czas. Racjonalne wykorzystanie przestrzeni otwiera więc możliwość pozyskania i utrzymania pracowników poprzez zaspokojenie ich realnych potrzeb.